Најбољи савети за етикету е-поште

Сви смо били сведоци запосленика који је случајно ударио „одговори свима“, у целој компанијској компанији, славши мање од ласкавих коментара о шефу. канцеларија—Укључујући шефа - уместо само њиховог пријатеља. И колико пута смо криви што не одговарамо на е-пошту у најкраћем року - или неко не одговара на наш кад нам заиста треба хитан одговор?

Просечни амерички радник троши четвртина недеље ископавање испод наизглед бескрајног броја е-маилова који свакодневно упадају у поштанске сандучиће (и још много тога, ако рачунате да ћете одвојити време за одговор на четове тренутно платформе за размену порука, као што су Слацк и Гоогле Хангоутс), није изненађујуће да се кршење етикета е-поштом, ако не и озбиљне грешке, може догодити са стрепњом правилност. Желите да помогнете да ваш инбок остане место љубазности и љубазности? Ево златних правила етикета пословне е-поште, од којих се многа могу следити у вашем личном и професионалном животу.

Слање е-поште са тренутним, јасним линијама предмета

Осим бескрајне нежељене поште, нема много више неугодног него коригирати 10.000 е-порука са истом линијом предмета да бисте пронашли ону са одређеним информацијама које су вам потребне. Ако се ваша порука бави новом темом, поједноставите живот свакога и себе много популарнијим тако што ћете покренути нову е-пошту или барем ажурирати линију теме.

Стручњак за етикету, аутор Модерни етикет за бољи животи оснивач Протоколска школа у Тексасу, Диане Готтсман, мисли да један од највећих руководилаца пеевее-а и њихов тим не зна на шта реагују. „Пре месец дана можда сте у насловној линији написали„ Хвала за ручак “. Сада говорите о новој препоруци коју желите некоме послати, па покрените нову е-пошту. Онда ако требају да претраже тај имејл, то могу да ураде по темама. "

Ако сте забринути да нова е-пошта неће направити путем заштитног зида примаоца, или је могуће да се неће присјетити са ким сте последњи пут када сте комуницирали, Готтсман каже да је дозвољено одговорити на ваш последњи преписка. На тај начин особа се може вратити кроз своју стару преписку и поново се упознати с тим ко сте. „Али кључно је променити линију предмета“, каже она.

Поставите приоритетну пошту на основу хитности

Понекад, када сте сахрањени под посебно грозном гомилу е-порука и осећате се као да никада нећете видети светлост, можда ће вам требати више од једног дана да на њих одговорите. Пословни бонтон диктира да е-пошту треба вратити у року од једног дана, али чак и Готтсман каже: "Понекад су потребна два дана да се неко врати. Колико брзо требате да одговорите заиста зависи од значаја е-поште и од особе која га је послала. Биће неких људи који вас хладно зову или питају. Не морате да враћате сваки е-маил који сте добили. "

С друге стране, ако сте послали временски осетљиву е-пошту и нисте добили брзи одговор, у одговарајућем протоколу је потребно да преузмете телефон и позовите колегу. Када говоримо о временски осетљивој ситуацији, немојте плакати вук - без обзира колико желите само одговор. „Не сензационализујте хитност“, каже Готтсман. „Није све 911 позив. Ако сензационализујете ситуацију да бисте им привукли пажњу, изгубит ћете кредибилитет. Ако заиста није хитно, не пишите „хитно“. А ако је то тако важно, морате узети телефон и назвати. "

Лицем у лице има своје место

Пре е-поште, људи су разговарали о тешким стварима лицем у лице. Данас се са тешким стварима, како личним тако и професионалним, често рукује кроз екран рачунара. Готтсман може да учини мање непријатне разговоре, али то не значи да је то исправно. „Једноставно не бисте требали давати лоше вести путем е-поште“, каже она. „Све што је веома осетљиво и даље треба да се рукује лично или бар од уха до уха. Не отпуштате некога преко е-поште. Не дајете озбиљне информације путем е-поште, осим ако су апсолутно неопходне. “

Како завршите ланац е-поште?

Једноставно се неће зауставити, из било којег разлога. Плашите се да га пресечете, јер не желите да се увреди. Да ли ћете провести вечност радећи исти плес, из дана у дан? Када ће се то икад завршити? Наравно, узбудљив ланац догађаја о којима говоримо је готово вечна петља е-поште „хвала“ и "Моје задовољство" пословном преписком у коју се понекад можемо заглавити јер нико нема појма како закључити то. Готтсман каже: „Врати се једном и назад. Имате поруку е-поште „Хвала вам“. Е-поштом пишем „Моје задовољство“. И то је то. То је попут стискања руку - неко га мора пустити. "

Мање је увијек више

И док смо на тему бесконачног слања е-поште, када сте укључени у поруку „одговор свима“, било да је лична или професионална, не одговарамо аутоматски свима у нити. Помислите на остале примаоце. Велике су шансе да не морају сви читати ваш одговор, а то може бити не само ометајуће, већ и неугодно, да бисте добили обавештења након обавештења о новим е-маиловима на вашој ћелији када немају апсолутно никакве везе ти.

Смањите тоне на друге начине и на пословној е-пошти. Чувајте се емоција и превише ускличника, што може изгледати малољетно. Држите се класичног, чистог, лако читљивог фонта у црној боји и користите професионалне поздраве и вербалне речи. Такође, имајте на уму да се хумор често не преноси добро дигитална комуникацијаили различите културе и генерације. „Е-пошта је само продужетак вас самих“, каже Готтсман. „Обавезно проверите правопис, користећи правилне интерпункције, а не користите мала слова на почетку реченице. Јер то је правећи утисак на примаоца, чак и ако се ради о личној поруци е-поште. "

Илустрације Мари Фама.